会议管理

会议管理是指利用技术、人力、物力、财力等资源的运用,有效的把握和组织会议的知识、信息及影响,进行会议组织、策划、实施与评价,以实现会议设定的目标及任务。会议管理是会议策划、实施与考核的一个系统整合过程,它主要是通过建立合理的运作管理结构,运用有效的组织工作方法,来为会议颁发各种认可,促使会议顺利实施,以达成预期的目标。

它不仅涉及会议策划、实施与考核等方面,而且还涉及会场准备、安排、会议文件的编制、内容的宣传与实施等内容。

会议管理实质上就是一种管理机制,它实施的内容包括会议的整体结构设计、宣传策划、会议记录、会议安排、汇报程序和会议分析等。会议管理是直接关系到议题深入和会议成败的部分,任何一个会议都必须前期充分的策划和准备,要保证会议的高效实施。

会议管理的重点在于会议日程安排,如果太过篇幅繁复、无节操,会给与参会者的耐心正气造成极大的考验,造成参会的不愉快的经历,因此,会议管理的负责人需要精心安排时间,循序渐进,不断把握节奏,以达到会议最大效果。

会议管理本身需要全面参会者考虑,这包括议题形式、会议效果、参会者准备情况和态度。议题形式应该清楚、直观明了,不可背景太过文绉绉,让参会者淹没。会议效果则是对会议预期目标的一种考量,不可太过苛刻,也不可脱离实际,在实现目标的基础上,还要构建会议的结构和分组,参会者应该在现场提出有用的资讯和讨论,以便充分利用时间。

会议管理的最终目标就是为会议提供全面的准备和服务,以便创造更好的条件来发挥会议的有效影响,达到明确的目标。会议管理实质就是实现有效管理机制,使会议实施有序、有型。再结合重要性和紧急性,审慎考虑,才能很好地完成会议管理,把握住重点,落实到位,为会议的成功而努力。

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